Det kan være svært at holde overblik over de mange nøgler, der er i omløb blandt studerende og medarbejdere på en uddannelsesinstitution.
Der er måske brug for et adgangssystem til flere dørtyper til fx undervisningslokaler, auditorier, kontorer og laboratorier. Det kan tilmed være svært at holde overblik mellem adgangssystemer, bibliotekslånerkort og betalingskort i kantinen.
Nøgler kan nemt forsvinde eller ende i de forkerte hænder. Det kan være en finansiel omkostning at skifte et mekanisk låsesystem, og sikkerheden og trygheden kan mindskes, hvis en nøgle ender i de forkerte hænder.